Mit der Zunahme an Aufgaben und Verantwortung und im Interesse, die Effizienz unseres Arbeitens zu verbessern und den Mitgliedern näher zu bringen, hat der Vorstand beschlossen, sich eine Geschäftsordnung zu geben. Ist es ein Zufall, wenn die Abkürzung GO Vorstand wie das englische Go zu verstehen ist? Hier der Entwurf:

Geschäftsordnung des Vorstands (Entwurf)

Der Vorstand ist Organ des Verbands Integrierte Mediation e.V. Die nachfolgenden Regelungen verstehen sich als Ergänzung der Satzung des Vereins in der derzeit gültigen Fassung vom 07.12.2014. Die Regelungen der Satzung werden nicht wiedergegeben, sie gelten vorrangig. Die Geschäftsordnung soll helfen, die Arbeit im Vorstand auszurichten, zu erleichtern und zu optimieren.

§1 Grundsatz

Alles Handeln muss sich an der Philosophie des Verbandes als gelebte Mediation begreifen und nach innen und außen so in Erscheinung treten. D.h.: Bei Entscheidungen werden zunächst die zu klärenden Fragen, die darauf bezogenen Kriterien des zu erzielenden Nutzens und die dementsprechende Lösung herausgearbeitet.

§ 2 Aufgabenverteilung

  1. Der Vorstand verteilt seine Aufgaben auf folgende Tätigkeitsbereiche:
    • Vertretung des Vereins (1. und 2. Vorsitzende/r)
    • Finanzen (Schatzmeister), Compliancebeauftragter, gleichzeitig Datenschutzbeauftragter
    • Schriftführer, Verbands- und Politikbeauftragter
    • Fachbereichskoordinator
    • Regionalgruppenkoordinator
    • International Coordinator
    • Medienkordinator???
    • Vertretung in Gremien des Vereins (Ausbildungsbeirat usw.)
  2. Die Vorstandsmitglieder nehmen die ihnen zugewiesenen Aufgaben eigenverantwortlich wahr.
  3. Nicht geregelte Aufgaben fallen in den Verantwortungsbereich der Vorsitzenden.
  4. Die Vorstandsmitglieder berichten dem Vorstand regelmäßig, innerhalb der Vorstandssitzung über ihre Tätigkeit, aktuelle Projekte und Entwicklungen in dem von ihnen verantworteten Bereich.

§3 Entscheidungen

  1. Innerhalb des ihm zugewiesenen Ressorts arbeitet und entscheidet jedes Vorstandsmitglied eigenverantwortlich.
  2. Insbesondere die Koordinatoren entscheiden selbstständig über die Einrichtung und Vertretung der ihnen untergeordneten Einheiten (Fachbereiche, Regionalgruppen, Länder), die Vergabe von Aufgaben und deren Überwachung.
  3. Entscheidungen, bei denen der Verein rechtlich verpflichtet oder berechtigt wird, sind den Vertretern vorbehalten.
  4. Bei Bedenken, Zweifelsfragen, Unklarheiten oder in Bereichen, für die keinen Verantwortlichkeiten festgelegt wurden, entscheidet der Vorstand.
  5. Entscheidungen des Vorstands werden in der Vorstandssitzung konsensual herbeigeführt. Eine Mehrheitsentscheidung kann eingefordert werden, wenn dafür ein Bedürfnis besteht. In Eilfällen kann die Entscheidung auch im schriftlichen Umlaufverfahren (per e-Mail) oder telefonisch erfolgen. Das Schweigen eines Vorstandsmitgliedes zu einem Abstimmungsantrag gilt als Zustimmung.

§ 4 Vorstandssitzungen

  1. Regelmäßige Vorstandssitzungen sollen im zwei Monatsrhythmus stattfinden. Die Vorstandstermine werden im Turnus zu vorher festgelegten Terminen angesetzt, sodass sich eine jeweilige Absprache über die Termine erübrigt, ebenso wie eine Ladung.
  2. Außerordentliche Vorstandssitzungen können bei Bedarf angesetzt werden. In dem Fall erfolgt eine Terminierung mit der Einladung innerhalb einer 3-Tagesfrist, wenn nicht wegen der zu treffenden Entscheidung eine kürzere Ladungsfrist geboten ist.
  3. Vorstandssitzungen können persönlich, per Onlinekonferenz (im virtuellen Konferenzraum) oder als Telefonkonferenz einberufen werden.
  4. Für die Vorstandssitzung wird eine Tagesordnung festgelegt. In den regelmäßigen Vorstandssitzungen sind der Bericht über den Aufgabenbestand, die Finanzlage, den Mitgliederbestand, sowie die Rechenschaftsberichte aus den Ressorts obligatorisch.
  5. Tagesordnungspunkte können von jedem Vorstandsmitglied auch formlos eingebracht werden. Die Sitzungsteilnehmer entscheiden einvernehmlich über die Behandlung des Themas. Kann keine Einigung erzielt werden, entscheidet der Versammlungsleiter.
  6. Für die Sitzungsdurchführung ist der Versammlungsleiter verantwortlich. Wenn nicht anders beschlossen ist der 1. Vorsitzende, im Verhinderungsfall der Vertreter zuständig.
  7. Die Vorstandssitzungen erfolgen grundsätzlich nicht öffentlich. Gäste können im Einvernehmen hinzugeladen werden.
  8. Über jede Vorstandssitzung wird ein Protokoll angefertigt. Zuständig ist der Schriftführer, wenn sich niemand anderes zur Protokollführung bereit erklärt. Die Protokolle werden als PDF im Dateiverzeichnis hinterlegt. Siehe https://www.in-mediation.eu/insider/intranet/filemanager/

§5 Transparenz

  1. Die Arbeit des Vorstandes soll transparent sein und die Mitglieder einbeziehen.
  2. Die Termine der Vorstandssitzungen werden auf der Webseite bekannt gegeben.
  3. Über Vorschläge, Aufgaben, Projekte und Erledigungen wird generell und mitgliederöffentlich im Rahmen der Vorstandsberichte im Vorstandsportfolio unter https://www.in-mediation.eu/portfolio-items/vorstand/ Die Berichte sollen auch zur Planung der Vorstandssitzungen beitragen.

 

Der Vorstand
Beschlossen am ….