Vorstandsbericht No. 1

Der im Mai 2019 gewählte Vorstand hat mehr Transparenz beschlossen. Die Vorstandsberichte tragen dazu bei, die ToDos zu planen, den Bearbeitungsstand zu dokumentieren und die Erledigungen nachzuweisen. Hier der erste Bericht des Vorstandes:

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Vorstandarbeit

Die Arbeit soll transparenter werden, damit die Mitglieder besser an der Vereinsarbeit beteiligt werden. Möglichkeiten und Schritte in diese Richtung sind:

  • Es wurde ein Projekt Vorstandsarbeit im Portfolio angelegt. Siehe Vorstand. So lässt sich die Vorstandarbeit transperent gestalten.
  • In dem Portfolio können Quartalsberichte (statt der Weitergabe von Protokollen) hinterlegt werden. Die Protokolle werden in der Dateiverwaltung hinterlegt, die nur dem Vorstand zugänglich ist. Dieser Bericht ist ein Beispiel, wie Quartalsberichte aufgebaut werden können. Sie ermöglichen eine zentrale Datenspeicherung und vor allem, eine gemeinsame Arbeit am Dokument. Der Vorschlag lautet deshalb: Derartige Quartalsberichte in Zukunft online zu stellen. Es bieten sich zwei Möglichkeiten an: a) sie sind sofort für die Mitglieder einzusehen und b) sie sind zunächst nur vom Vorstand, nach Freigabe auch von den Mitgliedern einzusehen. Ich neige zu a) weil dann der Workflow sichtbar wird.
  • Regelmäßige Treffen werden mit fixen Terminen vereinbart.
  • Es wird ein Mail vorstand@in-mediation.eu eingerichtet. Das Mail ist nur ein Alias, der an alle Vorstandsmitglieder weiterleitet (also nicht zum Senden geeignet ist). Ich schlage vor genauso bei den RGs zu handeln, wenn das Senden mit IM Signatur nicht erforderlich ist.
  • Um den neuen Vorstand beim AG anzumelden, sind beglaubigte Unterschriften einzuholen. Eine Idee ist, das bei einem ersten pers. Treffen zu erledigen (wir gehen alle ins Rathasu und lassen die Unterschrift beglaubigen) Monika hat die Formulare bereits zugesandt.
  • Das aktuelle Mitgliederverzeichnis wurde im Dateifolder hinterlegt. Aktuell haben wir 454 Mitglieder (ohne die ausländischen Verbände)
  • Im Dateifolder werden auch die Verträge und Protokolle hinterlegt, damit alle Vorstände Zugriff haben. Der Upload ist noch nicht abgeschlossen. Das Dateiverzeichnis ist also noch nicht auf dem aktuellen Stand. 

Neustrukturierung und Optimierung der Webseite

Das ist ein Dauerbrennerthema. Wegen Plugin-Updates und einem dazu nicht kompatiblen Update von WordPress mussten z.T. massive Eingriffe in die Einrichtung und Programmierung der Webseite vorgenommen werden. Die Planung der Webseite und des Bugfixings ist im Beitrag Optimierung niedergelegt. Dort lassen sich auch die Aufträge für die Programmierer nachlesen. Im Einzelnen:

  • Updates wurden eingerichtet. Die Software und die Plugins sind auf dem neuesten Stand. PHP wurde ebenfalls upfgedated und fehlende Plugins serverseitig installiert.
  • Im Frontend wurden die Bilder im Portfolio ausgetauscht, so dass das Portfolio als Projektübersicht besser erkennbar wird. Die Idee ist: Jedes Projekt wird im Portfolio hinterlegt. Dann lässt sich der Bearbeitungsstand, Sinn und Zweck des Projektes genau nachvollziehen. Die Projektseite wird somit neben dem Archiv und dem Intranet der wichtigste Zugriff für Mitglieder.
  • Die Kategoriestruktur wurde erneuert und angepasst. Das ist eine mühselige Arbeit, die z.T. on the fly (also im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Beiträge) durchgeführt wird. Die Kategoriestruktur kann hier https://www.in-mediation.eu/insider/intranet/orientierung/ eingesehen werden.
  • Das Magazin und der Presseservice wurden neu strukturiert. Beiträge (Posts) und Presseartikel sind jetzt sauber getrennt. (s.u.) Die Rubriken des Magazins wurden neu eingeteilt.
  • Es wurde eine Rubrik VIP Lounge eingeführt. Mitglieder (insb. Vorstand RG, FB-Leiter, Koordinatoren sollen dort eine Selbstdarstellung hinterlegen als eine weitere Vermarktungshilfe. Die Vorstandsmitglieder wurden gebeten, Berichte (Posts, Porträts) über sich mit Foto im Querformat als ein zu hinterlegendes Profil und zur Selbstdarstellung für die in-mediation-Webseite und die social Media vorzulegen.
  • Die Rechteverwaltung musste repariert werden. Beiträge, die der Kategorie Level 3 zugeordnet sind, können nur von Mitgliedern eingesehen werden. Beiträge mit der Kategorie Level 4 sind nur vom Vorstand einzusehen. Seiten unterhalb der Seite Insider sind nur von Subscribern (Mitglieder) einsehbar. Links auf das Archiv umgehen den Schzutz noch. Daran wird noch gearbeitet.
  • Das Intranet wurde optimiert. Auf der Seite Intranet wurden die wichtigsten Funktionen und Seiten verlinkt, sodass die Leistungsfähigkeit mit einem Blick erkennbar wird. Der User wird bei der Begrüßung auch auf Neuigkeiten hingewiesen.
  • Es wurde eine Seite Orientierung eingeführt, damit die Suche und Orientierung leichter wird. Diese Funktion steht nur Mitgliedern zur Verfügung.
  • Die FAQ Seite wurde angepasst.
  • Viele Texte wurden optimiert. Links wurden geprüft. Z.T. wurden alte Posts mit Bildern versehen.

E-Mails

Wir fahren für den Serienmailverkehr und die Newsletter über einen eigenen, separaten Mail-Server. Dies dient dem Schutz des regulären Mailverkehrs, weil Serienmails gerne im Spam landen und eine erhöhte Gefahr besteht, dass wir auf einer Blacklist landen. Genau das ist geschehen (siehe https://ipcheck.proofpoint.com), weshalb intensiv an der Sicherung des Mailverkehrs gearbeitet wurde. Ziel ist, eine sichere und zuverlässige Kommunikation mit den Mitgliedern sicherzustellen. Folgende Maßnahmen wurden ergriffen:

  • Programmseitige Absicherungen und Einstellungen im Newsletterplugin.
  • Bereinigung der Subscriberliste (nur Mitglieder bekommen noch den Newsletter) Erledigt am 17.6.2019.
  • Newsletter haben jetzt pers. Anrede mit Namen. Alle Usereingaben wurde demenstprechend mit Namen und Vornamen ergänzt, soweit diese Daten fehlten.
  • Der präzise Abgleich der Userdaten und Subscriberdaten steht noch aus. 
  • Regulierung des Bouncedienstes (bei fehlegleiteten Mails werden User von der Subscriberliste gelöscht)
    e-Mail piping via CGI muss von Programmiererin noch bestätigt werden
  • Newsletter unterscheiden jetzt automatische Newsletter für die Beiträge und individuelle Nachrichten an die Mitglieder
  • Signatur der e-Mails serverseitig wurde eingerichtet (DKIM; dient der technischen Identifikation des Absenders)
  • Neue IP Adresse wurde eingerichtet, weil die alte auf einer Blacklist gelandet war. Hier warte ich nur noch auf die Bestätigung des Programmierers.

Offenlegung des Potenzials

Wir sind uns einig, dass die Integrierte Mediation ein großes, möglicherweise nicht von Allen gesehenes Potenzial verbirgt. Als Maßnahmen, das Potenzial sichtbar zu machen, wurde unternommen:

  • Zur Verdeutlichung wurde das Potenzial in Form von Leistungsmerkmalen und zur Präzisierung der Vorteile einer Mitgliedschaft auf der Seite Mitgliedschaft vorgestellt. Die Liste sollte geprüft und ggfalls erweitert werden.
  • Das Potenzial sollte sich im Übrigen aus der Projektliste ergeben, die in der Programmsprache als Portfolio bezeichnet wird. Das Portfolio wurde in die Menüeinträge Projekte (unter Home) und Vereinsarbeit (unter Verband) umgetauft und intensiver verlinkt. Jetzt kann jeder, der zu einemProjekt etwas beisteuern will und kann dazu einen Post (Beitrag) einreichen. Der muss nur mit der zum Projekt passenden Kategorie verknüpft werden, um im Blog des jeweiligen Projektes angezeigt zu werden.
  • Zur besseren Präsentation der Projekte wurden alle Projektbilder ausgetauscht. Einige Projekte wurden im Portfolio neu angelegt. Es sind noch Ergänzungen, auch inhaltlicher Art, erforderlich, die mit der Zeit eingearbeitet werden.
  • Zur Motivation der Mitglieder und im Interesse eines professionellen Auftritts, wurde das Mediatorenverzeichnis aufgewertet. Jetzt sind die Profilbilder (wieder) sichtbar, wenn auf das Icon des Profilbildes geklickt wird. Auch wird die Telefonnummer angezeigt. Das Verzeichnis muss noch von den Leereinträge befreit werden. Mein Vorschlag ist, bestimmte Felder als zwingend auszufüllen vorzugeben. Die Frage ist aber wie mit den Einträgen umzugehen ist, die unvollständig im Verzeichnis auftauchen. Darüber ist eine Entscheidung des Vorstandes gewünscht. 
  • Eine Liste an Möglichkeiten wurde zur Diskussion im Vorstand zur Verfügung gestellt. Daraus sind Prioritäten zu bilden, damit die Projekte gezielt umgesetzt werden können.
  • Aus Anlass eines Mitglieds, das unser Haftpflichtversicherungsangebot in Anspruch genommen hat, ergab sich eine Anfrage wegen des Deckungsschutzes. Wir haben die Gelegenheit aufgenommen, wegen einer generellen Möglichkeit, alle Mitglieder pauschal zu versichern. Wird beobachtet. Ggfalls sollte sich jemand (Katharina oder Roland) als Versicherungsprofis dieser Aufgabe annehmen. Der Vertrag mit Generali von Österreich wurde als Vorlöage angefordert.

Presse und Öffentlichkeitsarbeit

Die Präsenz der Integrierten Mediation in der Presse und in sozialen Medien ist ein weiteres Thema, dem wir uns gestellt haben. Folgendes wurde in Angriff genommen:

  • Präsenz in sozialen Medien. Anna Klatt engagiert sich hier vorbildlich. Sie wurde zur Social Media Managerin ernannt und hat dafür eine Webseite und ein Portfolio bekommen. Sie hat auch schon Seiten auf Facebook, Instagram und Trwitter eingerichtet.
  • Posts (Beiträge) werden direkt auf Facebook weitergeleitet. Hier muss noch sichergestellt werden, dass nur die Nachrichten, die auch in den Newsletter kommen weitergeleitet werden und nicht alle.
  • Der Vertrag mit der Pressebox wurde unterzeichnet. Hierfür gab es einen Vorstandsbeschluß im Umlaufmodus. Der Vertrag liegt im Dateifolder. Vereinbart war, die Effizienz dieser Kooperation zunächst für 1 Jahr zu testen. Erste Erfahrungen: Der erste Pressebeitrag wurde 430 mal angeklickt darunter von 100 Journalisten. Er wurde auf ca 20 anderen Presseportalen übernommen.
  • Im Frontend (also auf unserer Seite) wurde ein Pressefach angelegt, das unter Presse eingesehen werden kann. Jedes Mitglied kann dort Pressemitteilungen hinterlegen. Die Zahl der Pressemitteilungen ist für uns nicht begrenzt. Um eine Pressemitteilung in den Presseverteiler zu geben, ist ein Aufpreis von ca 150 € zu zahlen. Das kann im Einzelfall entschieden werden. Im Moment habe nur ich Zugriff auf den Newsroom. Ich kann aber gerne andere Mitglieder, die sich für die Presserbait interessieren Zugriffsrechte einräumen. Das wäre sinnvoll und hilfreich, um mich zu entlasten. Die Pressemitteilung muss nämlich händisch eingegeben werden. Es sollten unter den Mitgliedern und / oder im Vorstand “Presseleute” gefunden werden. 
  • Die Selbstdarstellungen der Vorstandsmitglieder (s.o.) können auf Wunsch auch eine Pressemeldung sein.
  • Als technische Voraussetzung für die Einrichtung einer Hotline und für eine eigenständige Telefonnummer des Vereins wurde bei der Telekom ein Angebot eingeholt, über das zu beschließen ist.
  • Zur Fage der Hotline bedarf es auch eines Konzeptes. Ich habe die alte Fassung der Seite “Erste Hilfe” aufgefrischt. Sie kann jetzt auch unter der Domain www.in-mediation.eu/erstehilfe/ ‎aufgerufen werden (Domain kann geändert werden). Die Experten sind händisch hinzuzufügen. Die Fragen und Antworten sind anzupassen. Theoretisch könnten die Experten auch nach Fachbereichen sortiert werden. Ich denke, die Seite zeigt das Potenzial (wenn sie so akzeptiert wird): Wir müssen sicherstellen, dass die Versprechungen (über unsere Mediatoren und Experten) tatsächlich zutreffen. Was sie leisten sollen ist eine Art kostenloses Erstgespräch. Darsus entstehgen oft Mediationen. Ist also ein Sprungbrett, wenn mna es richtig macht. Die Seite und der Service sollten dann ausgiebigst beworben werden.
  • Auf alle Social Media Seiten, die Anna Klatt angelegt hat, wurden Links gesetzt (siehe im Footer der Webseite beispielsweise, auch auf Fragen / FAQ Seite)

Interne Kommunikation

Die interne Kommunikation ist ein wesentlicher Schritt für die Vernetzung der Mitglieder und ihre Partizipation an den Aktionen und Entscheidungen des Verbandes. Unser Ziel ist, die Kommunikation ausschließlich über e-Mails zu organisieren. Die technische Zuverlässigkeit der Serienmails wurde oben bereits angesprochen. Folgende Maßnahmen sind darüber hinaus in Arbeit:

  • Im Zuge des Upgradings wurde ein Plugin hinzugekauft, das Gruppen bilden und die interne Diskussion in den Gruppen unterstützt, bis hin zum Dokumentenaustausch. Nachteilig ist, dass die Gruppen und Gruppenzugehörigkeiten nur vom Admin vorgenommen werden können. Ein Testlauf soll im Vorstand erfolgen. Auf der Seite Vorstand befindet sich das Diskussionstool. Wird die Plattform angenommen, kann die Funktion auch für andere Gruppen freigeschatet werden.
  • Im Profil wurde ein Feld Verbindungen hinzugefügt. Hier kann sich ein User mit anderen Usern verlinken. Könnte für die Zuorxnung zu Regionalgruppen interessant sein. Auch hier ist ein Testlauf erforderlich, um ein Anwendungskonzeot zu finden.
  • Alle Kommunikationsmöglichkeiten der Mitglieder sind auf Kommunikation zusammengestellt. Das alte Forum (bbpress) wurde gelöscht (Wegen DSGVO und mangelnder Nachfrage, Foren sind jetzt auf Wiki to Yes.
  • Die Newsletterverwaltung wurde geändert. Es gibt jetzt zwei Arten von Newslettern: Einmal der automatische, dann ein an alle Mitglieder zu versendendes Serienmail. Das Mail wird mit dem Newsletterplugin erstellt, muss aber händisch verfasst werden. Solche Newsletter können gezielt an alle Mitglieder oder alle Vorstandsmitglieder versendet werden. Siehe Newsletterverwaltung
  • Es wurde ein neues Plugin installiert, das die interne Kommunikation und die Zuordnung von Userverbindungen ermöglichen soll.
    Konzept muss noch geprüft werden, ist aber schon online: Der Plan:
    a) Userverbindungen: Hier wurde ein neues Feld im Profil angelegt. Es werden User als Regionalgruppen angelegt (zB RG Altenkirchen) sodass sich User mit diesen Gruppen verbinden können. Da passiert nicht mehr, als dass die Verbindung (und e-Mail) im Profil gespeichert wird. Konsequent zu Ende gedacht müssten die RG-Leiter dann neben ihrem pers. Zugang, den Zugang des Users RG-XY bekommen und verwenden. Dann sehen sie wer alles zur RG gehört.
    b) Es gibt die Möglichkeit Gruppen zu bilden. Ich habe eine Gruppe Vorstand angelegt zum Test. In der Gruppe kann diskutiert werden usw. Test erfolgt hier: Vorstand. Ähnliche Foren könnte man mit den Rerionalgruppenkoordinatoren usw. anlegen. Der Nachteil: Die Gruppen müssen vom Admin verwealtet werden, können sich also nicht selbst bilden. Bei kleinen konstanten Gruppen ist das kein Problem. Bei großen Gruppen ein Riesenaufwand. Kann man entscheiden, wenn der Test gelingt.

Gruppen

  • Die Koordinatoren haben sich mit den jeweiligen Leitern der Länder, Regionalgruppen und Fachbereiche in Verbindung gesetzt, um eine Bestandsaufnahme durchzuführen und Konzepte zu entwickeln, damit die jeweiligen Gruppen optimal gefördert werden.
  • Die Seiten der Länder, Regionalgruppen und Fachbereiche auf www.in-mediation.eu werden aktualisiert. Die Koordinatoren kümmern sich darum.
  • Seite Fachbereich Familie wurde angelegt
  • Seite Fachbereich Sport wurde angelegt.
  • Die Länderrepräsentanten werden (soweit nicht bereits erfolgt) mit einem eigenen Status (in-Länderverwaltung) erfasst, sodass sie leichter zu finden sind. Problem: Sie müssen auch dann als Mitglieder erfasst werden, wenn sie keine Mitglieder im dt. Verein sind. Lösung: es wird eine neue User-Rolle: Mitglied-international angelegt).  
  • Erste Schritte zur Peergroupverwaltung auf Training. Wer eine Peergroup will, muss nur ein Klick im Profil auf Peergroupleiter machen. Dann wird er hier gelistet und kann wegen neuer Mitglieder kontaktiert werden. Peergrouptermine können und sollten im Kalöender einegtragen werden.

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Bild von NikolayFrolochkin auf Pixabay